Gestão de Documentos na Obra: a Importância de Padronizar Nomenclaturas 

Sumário

• Por que a gestão de documentos importa

• Benefícios da gestão de documentos na obra

• Como funciona a padronização de nomenclatura

• ISO 19650: o padrão internacional de nomenclatura

• Como padronizar a nomenclatura dos documentos na sua obra

• Exemplo prático de nomenclatura

• Perguntas frequentes

Você já parou para pensar em quantos documentos e papéis circulam em uma obra, desde a fundação até a entrega da edificação? São milhares de páginas que representam várias versões dos projetos – desde o projeto legal até as plantas de venda. Mesmo que a gestão de documentos não seja o assunto mais discutido, sem ela, uma obra pode enfrentar grandes problemas.

Agora, imagine se cada um desses documentos trata do mesmo assunto, mas com diferentes formatos ou referências. E, pior ainda, se esses papéis fossem armazenados sem nenhum padrão de organização! O canteiro de obras rapidamente se tornaria um caos de informações, dificultando o acesso a dados críticos e aumentando o risco de erros.

Pense também em um profissional que entra para a equipe após o início da obra. Como ele vai se situar e localizar rapidamente o que precisa? E qual é o risco de alguém utilizar uma versão desatualizada do projeto se as informações não estiverem claramente organizadas e padronizadas?

Por mais surpreendente que pareça, essa é a realidade de muitas obras pelo país. Para evitar essas complicações, é essencial que as empresas implementem uma boa gestão documental na construção civil. Um passo crucial dessa organização é a padronização das nomenclaturas dos arquivos e documentos utilizados no canteiro de obras.

Benefícios da gestão de documentos na obra

Dentro das empresas, atividades de gestão e planejamento muitas vezes ficam em segundo plano, geralmente por falta de compreensão sobre os benefícios que elas trazem para a qualidade e a entrega do serviço. Mas, na verdade, essas práticas são essenciais.

A gestão de documentos no canteiro de obras oferece uma série de vantagens operacionais, começando pela confiabilidade dos dados. Ter acesso a informações seguras e atualizadas é fundamental para qualquer profissional em campo, reduzindo drasticamente o risco de utilizar versões antigas do projeto.

Outro benefício da gestão de documentos é a agilidade e o aumento da produtividade. A falta de organização faz com que os profissionais percam tempo procurando arquivos ou tentando entender o conteúdo dos documentos. Em uma obra onde as informações estão bem organizadas e padronizadas, esse tempo é recuperado e pode ser usado de maneira mais produtiva, acelerando o trabalho no dia a dia.

Esses benefícios são ainda mais expressivos quando a gestão de documentos é digital. Com o uso da tecnologia, um projeto revisado no escritório pode ser atualizado em tempo real e acessado instantaneamente a quilômetros de distância, diretamente no canteiro onde a obra está em andamento.

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Como funciona a padronização de nomenclatura

A padronização de nomenclatura de arquivos de projeto é uma etapa essencial na gestão de documentos em obras. Como as construtoras costumam contratar diversos projetos terceirizados (como arquitetura, elétrica, estrutura, hidráulica, etc), se cada um desses projetistas criarem e enviarem arquivos com nomes totalmente diferentes, o gerenciamento dos documentos se torna um desafio.

Atualmente, a única regra de nomenclatura amplamente aceita no mercado exige que a última sigla do nome do documento indique a revisão, com o formato “R+2 caracteres numéricos” para representar a versão (começando por 00). Ainda assim, cada construtora pode definir seu próprio padrão e exigir que todos os envolvidos o sigam. Essa padronização facilita a organização e o acesso rápido aos documentos, além de reduzir erros no controle de revisão de projetos.

Para empresas que utilizam sistemas de gestão digitalizados, como a ConstruCode, essa padronização é ainda mais crucial. O aplicativo da ConstruCode, por exemplo, permite que a construtora registre seu padrão de nomenclatura diretamente no sistema. Assim, o software identifica automaticamente o nome do arquivo no momento em que ele é salvo.

E quando uma versão mais recente de um documento é disponibilizada, as versões antigas são automaticamente ocultadas. Isso garante que todos tenham acesso à versão mais atualizada do projeto, evitando erros. Essa funcionalidade só é possível graças à padronização de nomenclatura, que permite ao sistema identificar facilmente a última versão dos documentos.

ISO 19650: o padrão internacional de nomenclatura

Para construtoras que buscam um nível ainda maior de maturidade na gestão documental na construção civil, vale conhecer a ISO 19650, norma internacional que trata da gestão de informação ao longo do ciclo de vida de um empreendimento, incluindo diretrizes para nomenclatura de arquivos em ambientes BIM (Building Information Modeling).

Mesmo empresas que ainda não trabalham com o processo totalmente BIM podem se inspirar na lógica da ISO 19650: campos fixos, sequência lógica de códigos e um responsável definido por manter o padrão atualizado. Isso torna a transição para uma metodologia mais estruturada no futuro.

Como padronizar a nomenclatura dos documentos na sua obra

Padronizar a nomenclatura dos arquivos e implementar uma gestão de documentos eficiente é mais simples do que parece. Comece listando as nomenclaturas necessárias para a obra, divida-as por áreas e defina siglas que representarão cada uma delas.

Em seguida, estabeleça a sequência de áreas a ser utilizada ao salvar os arquivos, levando em consideração as nomenclaturas definidas. É fundamental que essa padronização esteja documentada e seja amplamente divulgada, garantindo que todos os envolvidos na criação de arquivos tenham fácil acesso às informações.

O nome do arquivo deve conter dados completos, incluindo as seguintes áreas:

Campo	O que representa	Exemplo
Código da Obra	Identifica o empreendimento	OBR01
Código da Disciplina	Arquitetura, elétrica, estrutura, fundação	ARQ
Código da Fase	Projeto legal, estudo preliminar, anteprojeto, executivo, planta de vendas	PE (projeto executivo)
Número da Folha	Sequência da prancha dentro da disciplina	F02
Código da Localização	Térreo, pavimento, cobertura, fachada	TER
Código do Assunto	Planta baixa, esquadria de alumínio, vidro, armação, piso	PB (planta baixa)
Revisão	Formato R+2 dígitos, começando em 00	R00

Exemplo prático de nomenclatura

Juntando todos os campos da tabela acima, o nome final do arquivo fica assim:

OBR01-ARQ-PE-F02-TER-PB-R00

Ou seja: obra 01, disciplina de arquitetura, projeto executivo, folha 02, térreo, planta baixa, revisão 00. Qualquer pessoa da equipe consegue entender do que se trata só de olhar o nome do arquivo, sem precisar abri-lo.

Embora a padronização possa parecer trabalhosa no início, uma vez implementada, você notará os ganhos de tempo e produtividade que essa ação estruturante proporcionará, especialmente com o uso de uma ferramenta de gestão de documentos online.

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PERGUNTAS FREQUENTES (FAQ)

 

​Fonte: ConstruCode – Blog – ConstruCode | Plataforma de Gestão de Projetos de Construção